# Upload Persyaratan Dokumen Pertukaran Mahasiswa Mandiri

## Pendahuluan

### Tujuan Panduan

Panduan ini bertujuan untuk memberikan instruksi langkah demi langkah kepada mahasiswa tentang cara mengupload dokumen persyaratan untuk pendaftaran Pertukaran Mahasiswa Mandiri yang telah disetujui operator.

### Target Pembaca

Dokumen ini ditujukan untuk mahasiswa yang telah mendaftar program pertukaran dan perlu mengupload dokumen persyaratan.

{% hint style="warning" %}
Operator **TIDAK** memverifikasi dokumen satu per satu. Operator cukup melihat secara keseluruhan apakah mahasiswa sudah mengupload dokumen yang diperlukan. Jika terlihat OK, operator akan memproses pendaftaran ke tahap berikutnya.
{% endhint %}

***

## Persiapan Sebelum Upload

Sebelum mengupload dokumen, persiapkan:

### Dokumen yang Diperlukan

* Pastikan Anda memiliki semua dokumen sesuai persyaratan program
* Dokumen biasanya meliputi: Transkrip Nilai, Surat Rekomendasi, Proposal, dll.

### Format Dokumen

* Format yang diterima: **PDF saja**
* Pastikan file dalam format PDF (application/pdf)
* Pastikan file tidak korup dan bisa dibaca
* Hindari format lain seperti DOCX, JPG, atau PNG
* **Satu persyaratan = satu file**: Setiap persyaratan hanya menerima satu file PDF

### Batas Ukuran File

* Batas ukuran maksimal per file: **2 MB (2048 KB)**
* Jika file melebihi 2 MB, upload akan gagal
* Kompres file jika perlu (tanpa mengurangi kualitas)
* Gunakan tool kompresi PDF jika file terlalu besar

### Penamaan File

* Beri nama file yang jelas dan deskriptif
* Contoh: `Transkrip_Nilai_NIM.pdf`, `Surat_Rekomendasi.pdf`

***

## Kapan Upload Diperbolehkan

Upload dokumen **HANYA** diperbolehkan ketika Anda sudah mendaftar program pertukaran dan pendaftaran masih dalam periode yang aktif (belum berjalan atau selesai).

{% hint style="info" %}

* Upload dokumen dilakukan setelah operator menyetujui pendaftaran Anda
* Upload tidak diperbolehkan ketika program sedang berjalan atau sudah selesai
* Upload tidak diperbolehkan ketika pendaftaran ditolak
  {% endhint %}

***

## Langkah-langkah Upload Dokumen

{% stepper %}
{% step %}

### Terima Notifikasi Persyaratan

* Setelah operator menyetujui pendaftaran, Anda akan menerima notifikasi:
  * "Pendaftaran Anda telah disetujui. Silakan lengkapi persyaratan dokumen."
* Klik notifikasi untuk navigasi langsung ke halaman persyaratan

![Notifikasi Persyaratan](https://content.gitbook.com/content/Zxz6vAKrqputj96amief/blobs/lkPOpbtghU8xxCsHqDJR/screenshots/01-notifikasi-persyaratan.png)\
Gambar: Notifikasi yang diterima mahasiswa setelah disetujui operator
{% endstep %}

{% step %}

### Navigasi ke Halaman Persyaratan

1. Login ke sistem MBKM ISIPP
2. Buka menu **"Pertukaran Mahasiswa Mandiri"** → **"Pilih Kode Jadwal (simbol mata)"**
3. Halaman ini menampilkan daftar semua persyaratan yang perlu diupload

![Menu Persyaratan](https://content.gitbook.com/content/Zxz6vAKrqputj96amief/blobs/F9VQhpMqsGnHZYWm0gUf/screenshots/02-menu-persyaratan.png)\
Gambar: Menu untuk mengakses halaman persyaratan
{% endstep %}

{% step %}

### Lihat Daftar Persyaratan

* Sistem menampilkan daftar persyaratan yang diperlukan. Setiap persyaratan menunjukkan:
  * Nama persyaratan
  * Tombol upload
  * File yang sudah diupload (jika ada)

![Daftar Persyaratan](https://content.gitbook.com/content/Zxz6vAKrqputj96amief/blobs/fl5VrClwnRnxXZg8cJrx/screenshots/03-daftar-persyaratan.png)\
Gambar: Halaman daftar semua persyaratan yang perlu diupload
{% endstep %}

{% step %}

### Upload Dokumen Persyaratan

1. Klik tombol **"Buat"** pada persyaratan yang ingin dilengkapi

![Form Upload Dokumen](https://content.gitbook.com/content/Zxz6vAKrqputj96amief/blobs/jI74cveS1YikTPoiYIfL/screenshots/04-form-upload-dokumen.png)\
Gambar: Form upload dokumen untuk mengupload file PDF

2. Form upload akan muncul:
   * Klik tombol **"Pilih File"** atau **"Browse"**
   * Pilih file PDF dari komputer Anda
   * Pastikan file dalam format PDF dan ukurannya sesuai

![Validasi File PDF](https://content.gitbook.com/content/Zxz6vAKrqputj96amief/blobs/nYvqDc3MfWsaiPKW57Oy/screenshots/05-validasi-file-pdf.png)\
Gambar: Tampilan validasi file PDF oleh sistem

3. Sistem akan melakukan validasi otomatis:
   * Format file harus PDF
   * Ukuran file tidak boleh melebihi batas
4. Klik tombol **"Upload"** atau **"Simpan"**
5. Tunggu proses upload selesai — jangan menutup browser
   {% endstep %}

{% step %}

### Konfirmasi Dokumen Berhasil Diupload

* Jika upload berhasil:
  * File muncul di daftar persyaratan
  * Notifikasi sukses muncul
* Pastikan nama file dan tanggal upload benar

![Dokumen Berhasil Diupload](https://content.gitbook.com/content/Zxz6vAKrqputj96amief/blobs/4W5GTNDhJOmxARjY5f8L/screenshots/06-dokumen-berhasil-diupload.png)\
Gambar: Konfirmasi dokumen berhasil diupload

* Ulangi proses upload untuk semua persyaratan lainnya
  {% endstep %}

{% step %}

### Upload Semua Persyaratan

* Pastikan semua persyaratan yang wajib sudah diupload
* Jika ada yang belum, lanjutkan upload hingga lengkap

![Upload Semua Persyaratan](https://content.gitbook.com/content/Zxz6vAKrqputj96amief/blobs/aJOPgkqJtQ32TxVtzwnZ/screenshots/08-upload-semua-persyaratan.png)\
Gambar: Tampilan semua persyaratan sudah diupload
{% endstep %}
{% endstepper %}

***

## Bulk Upload untuk Banyak Jadwal Sekaligus

### Apa itu Bulk Upload?

Fitur Bulk Upload memungkinkan Anda mengupload satu dokumen untuk banyak jadwal pertukaran sekaligus — berguna jika Anda mengikuti banyak pertukaran dengan persyaratan dokumen yang sama.

### Kapan Menggunakan Bulk Upload?

Gunakan Bulk Upload jika:

* Anda mendaftar ke banyak jadwal pertukaran sekaligus
* Persyaratan dokumennya sama atau mirip untuk semua jadwal
* Anda ingin menghemat waktu dengan upload satu file untuk banyak jadwal

### Langkah-langkah Bulk Upload

{% stepper %}
{% step %}

### Akses Halaman Bulk Upload

1. Login ke sistem MBKM ISIPP
2. Buka menu **"Pertukaran Mahasiswa Mandiri"** → **"Upload Persyaratan Terpusat"** atau navigasi dari halaman participant
3. Halaman ini menampilkan:
   * Daftar persyaratan yang tersedia
   * Daftar semua jadwal Anda yang belum upload persyaratan tertentu
   * Summary persyaratan yang sudah diupload

![Halaman Bulk Upload](https://content.gitbook.com/content/Zxz6vAKrqputj96amief/blobs/LopFgnoGEq6d8WyK4P5O/screenshots/10-bulk-upload-halaman.png)\
Gambar: Halaman bulk upload untuk upload ke banyak jadwal
{% endstep %}

{% step %}

### Pilih Jenis Persyaratan

* Pilih jenis persyaratan yang ingin diupload dari dropdown
* Sistem akan menampilkan daftar jadwal yang membutuhkan persyaratan ini
* Jadwal yang sudah upload persyaratan akan dinonaktifkan (disabled)

![Dropdown Persyaratan](https://content.gitbook.com/content/Zxz6vAKrqputj96amief/blobs/sKTOPckG5ctBh9HSs7oB/screenshots/11-bulk-upload-dropdown-persyaratan.png)\
Gambar: Dropdown untuk memilih jenis persyaratan di bulk upload
{% endstep %}

{% step %}

### Pilih Jadwal yang Akan Diberi Dokumen

* Centang (check) jadwal-jadwal yang ingin diberi dokumen yang sama
* Minimal harus memilih satu jadwal

![Pilih Jadwal](https://content.gitbook.com/content/Zxz6vAKrqputj96amief/blobs/ujAJ6zwVpuAElLpj4a7h/screenshots/12-bulk-upload-pilih-jadwal.png)\
Gambar: Table untuk memilih jadwal yang akan diberi dokumen
{% endstep %}

{% step %}

### Isi Informasi Dokumen

* Isi **Title** (Judul) dokumen - wajib diisi
* Isi **Description** (Deskripsi) - opsional
* Pilih file PDF yang ingin diupload - wajib diisi, maksimal 2 MB
* Pastikan file sesuai dengan persyaratan yang dipilih

![Form Bulk Upload](https://content.gitbook.com/content/Zxz6vAKrqputj96amief/blobs/QL1VTTvAkYukFOT254vi/screenshots/13-bulk-upload-form.png)\
Gambar: Form bulk upload dengan title, description, dan file
{% endstep %}

{% step %}

### Upload Dokumen

* Klik tombol **"Save"** atau **"Simpan"**
* Tunggu proses upload selesai
* Sistem akan mengupload file yang sama ke semua jadwal yang dipilih

#### Catatan Penting Bulk Upload

* **Satu file untuk banyak jadwal:** Satu file PDF akan diupload ke semua jadwal yang dipilih
* **Tidak mempengaruhi file lain:** File untuk persyaratan lain tidak terpengaruh
* **Validasi tetap berlaku:** Aturan ukuran file (max 2 MB) dan format (PDF saja) tetap berlaku untuk bulk upload
  {% endstep %}
  {% endstepper %}

***

## Tips dan Best Practices

### Kualitas File

* Pastikan semua halaman terbaca dengan jelas
* Periksa apakah ada halaman yang terpotong
* Cek orientasi halaman (portrait/landscape)

### Penamaan File

* Gunakan format konsisten: `[Jenis_Dokumen]_[NIM].pdf`
* Hindari nama file yang terlalu panjang
* Jangan gunakan spasi atau karakter khusus berlebihan

### Timing Upload

* Upload sedini mungkin setelah menerima notifikasi
* Jangan menunggu hingga batas waktu terakhir
* Upload dokumen satu per satu untuk menghindari error

### Troubleshooting Singkat

* Jika upload gagal, coba refresh halaman
* Pastikan koneksi internet stabil
* Gunakan browser modern (Chrome, Firefox, Edge, Safari)
* Coba ukuran file yang lebih kecil jika sering gagal

***

## Troubleshooting dan FAQ

<details>

<summary>T: Apakah bisa upload dokumen dalam format selain PDF?</summary>

J: Tidak. Sistem saat ini hanya menerima format PDF untuk dokumen persyaratan.

</details>

<details>

<summary>T: Berapa batas ukuran maksimal per file?</summary>

J: Batas ukuran file adalah **2 MB (2048 KB)**. Sistem akan menolak upload jika file melebihi 2 MB. Kompres file PDF Anda jika melebihi batas ini tanpa mengurangi kualitas dokumen.

</details>

<details>

<summary>T: Apakah bisa upload multiple file sekaligus?</summary>

J: Saat ini, upload dilakukan satu persyaratan satu file. Ulangi proses untuk setiap persyaratan yang dibutuhkan.

</details>

<details>

<summary>T: Apakah upload bersifat kumulatif (bisa menambah file ke persyaratan yang sama)?</summary>

J: TIDAK. Setiap persyaratan hanya menerima **SATU file**. Jika Anda upload ulang, file lama akan otomatis diganti (replace) dengan file baru. Sistem tidak mendukung penambahan file kumulatif ke satu persyaratan.

</details>

<details>

<summary>T: Bagaimana jika saya salah upload file?</summary>

J: Hubungi operator prodi atau helpdesk untuk meminta penghapusan file yang salah, lalu upload ulang file yang benar.

</details>

<details>

<summary>T: Apakah operator bisa melihat dokumen saya sebelum saya upload semua?</summary>

J: Ya, operator bisa melihat dokumen yang sudah diupload. Operator akan memproses pendaftaran setelah semua persyaratan diupload.

</details>

<details>

<summary>T: Berapa lama waktu yang diberikan untuk upload dokumen?</summary>

J: Tidak ada batas waktu otomatis. Namun, segera upload dokumen agar operator bisa memproses pendaftaran Anda.

</details>

<details>

<summary>T: Bagaimana jika sistem error saat upload?</summary>

J: Coba refresh halaman dan upload ulang. Jika masih gagal, hubungi operator atau helpdesk.

</details>

<details>

<summary>T: Apakah perlu mencatat sendiri dokumen yang sudah diupload?</summary>

J: Tidak perlu. Sistem mencatat semua dokumen yang Anda upload dengan timestamp.

</details>

<details>

<summary>T: Apakah ada fitur bulk upload?</summary>

J: Ya, ada fitur Bulk Upload yang memungkinkan Anda mengupload satu file untuk banyak jadwal sekaligus. Fitur ini berguna jika Anda mengikuti banyak pertukaran dengan persyaratan yang sama.

</details>

<details>

<summary>T: Bagaimana cara menggunakan bulk upload?</summary>

J: Buka menu Pertukaran Mahasiswa Mandiri → Bulk Requirement Upload, pilih jenis persyaratan, centang jadwal yang ingin diberi dokumen, dan upload satu file untuk semua jadwal tersebut.

</details>

<details>

<summary>T: Apakah file bulk upload akan menyimpan file terpisah untuk setiap jadwal?</summary>

J: Tidak. Satu file PDF yang Anda upload akan disimpan dan dikaitkan ke semua jadwal yang dipilih. Sistem tidak membuat copy file untuk setiap jadwal.

</details>
