Mendaftar Pertukaran Mahasiswa Mandiri

Pendahuluan

Tujuan Panduan: Panduan ini bertujuan untuk memberikan instruksi langkah demi langkah kepada Mahasiswa tentang cara mendaftar program pertukaran mahasiswa (Pertukaran Mahasiswa Mandiri) yang tersedia di sistem MBKM ISIPP.

Target Pembaca: Dokumen ini ditujukan untuk Mahasiswa yang ingin mengikuti program pertukaran mahasiswa.

---

Persiapan

Sebelum melanjutkan ke proses pendaftaran, pastikan beberapa persyaratan berikut terpenuhi:

• Akun Mahasiswa: Anda memiliki akun mahasiswa yang terdaftar dan sudah login.

• KRS Valid: Anda memiliki Kartu Rencana Studi (KRS) yang valid untuk semester aktif.

• Penawaran Tersedia: Penawaran yang ingin Anda daftarkan berstatus "Pendaftaran Dibuka".

---

Alur Pendaftaran

Berikut adalah alur lengkap proses pendaftaran mahasiswa:

1. Mahasiswa login ke sistem

2. Lihat daftar penawaran yang tersedia

3. Sistem otomatis menampilkan penawaran dengan status "Pendaftaran Dibuka"

4. Mahasiswa memilih penawaran yang diinginkan

5. Sistem melakukan validasi kelayakan secara otomatis:

   • Apakah mahasiswa terdaftar di semester aktif?

   • Apakah KRS valid?

   • Apakah belum terdaftar di penawaran yang sama?

6. Jika memenuhi syarat, tombol "Daftar" akan muncul

7. Mahasiswa mengonfirmasi pendaftaran

8. Status pendaftaran berubah menjadi "Menunggu Verifikasi Operator Prodi"

---

Langkah-langkah Mendaftar

1

Navigasi ke Halaman Penawaran

1. Buka halaman login sistem MBKM, masukkan Email dan Password Anda, lalu klik Login.

2. Setelah berhasil login, pastikan peran Anda adalah Mahasiswa (lihat dropdown di pojok kanan atas).

3. Pada sidebar di sebelah kiri, klik menu "Pertukaran Mahasiswa Mandiri" -> "Klik Untuk Mendaftar". Anda akan melihat daftar penawaran yang tersedia untuk pendaftaran.

Gambar 1: Halaman daftar penawaran Pertukaran Mahasiswa Mandiri untuk mahasiswa.

2

Filter Penawaran yang Tersedia

Sistem secara otomatis menampilkan penawaran yang berstatus "Pendaftaran Dibuka". Penawaran dengan status lain tidak akan ditampilkan.

Anda dapat mencari penawaran berdasarkan:

• Nama mata kuliah

• Universitas partner

• Jadwal pelaksanaan

Gambar 2: Tampilan filter yang otomatis menampilkan penawaran status "Pendaftaran Dibuka".

Gambar 3: Tampilan kartu penawaran dengan informasi ringkas.

3

Lihat Detail Penawaran

1. Klik pada kartu penawaran untuk melihat detail informasi lengkap.

2. Periksa informasi berikut yang ditampilkan pada halaman detail:

   • Mata Kuliah Asal (Home Course): Mata kuliah yang akan diambil di prodi Anda

   • Mata Kuliah Tujuan (Host Course): Mata kuliah di universitas partner

   • Universitas dan Program Studi Partner: Informasi institusi tujuan

   • Kuota Peserta: Jumlah maksimal peserta yang dapat diterima

   • Jadwal Pelaksanaan: Hari dan waktu pelaksanaan

   • Metode: Online, Offline, atau Hybrid

   • Biaya: Informasi biaya (jika ada)

Gambar 4: Halaman detail penawaran yang lengkap.

Gambar 5: Informasi mata kuliah asal (home course).

Gambar 6: Informasi mata kuliah tujuan (host course) dan partner.

Gambar 7: Informasi kuota, jadwal, dan metode pelaksanaan.

4

Validasi Kelayakan (Otomatis)

Sistem akan memvalidasi kelayakan Anda secara otomatis sebelum tombol "Daftar" muncul. Validasi ini memastikan:

• Apakah Anda terdaftar di semester aktif?

• Apakah Anda memiliki KRS yang valid?

• Apakah Anda belum terdaftar di penawaran yang sama?

• Apakah kuota penawaran masih tersedia?

Jika Anda tidak memenuhi salah satu syarat di atas, tombol "Daftar" tidak akan muncul atau pesan error akan ditampilkan.

5

Klik Tombol Daftar

Jika Anda memenuhi semua syarat kelayakan, tombol "Daftar" akan muncul pada penawaran tersebut.

Gambar 8: Tombol "Daftar" pada penawaran yang memenuhi syarat.

Klik tombol "Daftar" untuk memulai proses pendaftaran.

6

Notifikasi Sukses

1. Notifikasi sukses akan muncul menunjukkan bahwa pendaftaran Anda berhasil.

2. Status pendaftaran Anda sekarang adalah "Menunggu Verifikasi Operator Prodi".

3. Anda akan diarahkan ke halaman daftar pendaftaran atau halaman status pendaftaran.

Gambar 10: Notifikasi sukses setelah berhasil mendaftar.

Gambar 11: Status participant baru "Menunggu Verifikasi".

7

Cek Riwayat Pendaftaran

1. Untuk melihat riwayat dan status pendaftaran Anda, navigasi ke menu "Pertukaran Mahasiswa Mandiri" → "Pilih Kode Jadwal (simbol mata)".

2. Di halaman ini, Anda dapat melihat:

   • Semua penawaran yang Anda daftar

   • Status terakhir dari setiap pendaftaran

   • Riwayat perubahan status

3. Status akan berubah sesuai dengan proses verifikasi oleh Operator Prodi dan Tim Inovasi MBKM.

Gambar 12: Tampilan riwayat pendaftaran di menu Participant.

---

Troubleshooting dan FAQ

T: Mengapa saya tidak melihat penawaran yang saya cari?

J: Pastikan penawaran yang Anda cari berstatus "Pendaftaran Dibuka". Penawaran dengan status lain (seperti "Pendaftaran Ditutup", "Berjalan", atau "Selesai") tidak akan ditampilkan di halaman pendaftaran mahasiswa.

T: Mengapa tombol "Daftar" tidak muncul pada penawaran tertentu?

J: Kemungkinan Anda tidak memenuhi syarat kelayakan, seperti: - Tidak terdaftar di semester aktif - Tidak memiliki KRS yang valid - Sudah terdaftar di penawaran yang sama - Kuota penawaran sudah penuh

Hubungi Operator Prodi jika Anda yakin memenuhi syarat tetapi tombol tetap tidak muncul.

T: Apakah saya bisa mendaftar di lebih dari satu penawaran?

J: Ya, Anda bisa mendaftar di beberapa penawaran asalkan memenuhi syarat dan tidak bentrok jadwalnya. Namun, disarankan untuk mempertimbangkan beban studi dan ketersediaan waktu sebelum mendaftar banyak penawaran.

T: Bagaimana jika saya salah mendaftar di penawaran yang salah?

J: Pendaftaran yang sudah dikirim tidak dapat dibatalkan secara langsung oleh mahasiswa. Hubungi Operator Prodi untuk bantuan pembatalan atau perubahan.

T: Apakah saya akan mendapat notifikasi setelah operator memverifikasi pendaftaran?

J: Ya, sistem akan mengirimkan notifikasi ketika status pendaftaran Anda berubah. Pastikan untuk secara berkala mengecek menu "Participant" untuk memantau status terbaru pendaftaran Anda.

T: Apa yang terjadi setelah saya mendaftar?

J: Pendaftaran Anda akan masuk ke status "Menunggu Verifikasi Operator Prodi". Operator Prodi akan memverifikasi kelengkapan dokumen dan kelayakan Anda sebelum menyetujui atau menolak pendaftaran.

T: Bagaimana cara melihat status pendaftaran saya?

J: Masuk ke menu "Participant" di modul Pertukaran Mahasiswa Mandiri. Anda akan melihat status terakhir dari setiap pendaftaran Anda beserta riwayat perubahannya.

T: Dokumen apa yang perlu saya siapkan setelah mendaftar?

J: Setelah pendaftaran disetujui oleh Operator Prodi dan status berubah menjadi "Pelengkapan Persyaratan", Anda akan diminta untuk mengupload dokumen-dokumen yang diperlukan (seperti transkrip nilai, surat persetujuan, dll). Persyaratan dokumen bervariasi tergantung pada penawaran.

T: Apakah ada batas waktu untuk mengupload dokumen persyaratan?

J: Ya, ada batas waktu yang ditentukan oleh Operator Prodi. Pastikan untuk segera mengupload semua dokumen yang diminta sebelum batas waktu agar pendaftaran Anda tidak ditolak.