Mengubah Status Lapor Mbkm

Pendahuluan

Tujuan Panduan: Panduan ini bertujuan untuk memberikan instruksi langkah demi langkah kepada Operator Program Studi (Prodi) tentang cara memverifikasi dan mengubah status kegiatan yang dilaporkan oleh mahasiswa melalui fitur "Lapor MBKM" di sistem MBKM ISIPP.

Target Pembaca: Dokumen ini ditujukan untuk Operator Program Studi yang memiliki wewenang untuk mengelola dan memvalidasi laporan kegiatan MBKM mahasiswa di lingkup prodinya.

---

Persiapan

Sebelum melanjutkan ke proses perubahan status, pastikan beberapa persyaratan berikut terpenuhi:

1. Hak Akses: Anda memiliki akun yang terdaftar dengan peran sebagai Operator Prodi.

2. Data Laporan: Terdapat laporan kegiatan MBKM yang telah diajukan oleh mahasiswa dengan status "Diajukan".

3. File Bukti: Laporan yang akan diproses wajib memiliki file bukti keikutsertaan (misalnya: sertifikat, surat tugas) yang valid dan dapat diakses.

---

Alur Status Kegiatan

Berikut adalah penjelasan singkat mengenai setiap status dalam alur Lapor MBKM:

• Diajukan: Mahasiswa telah berhasil mengirim laporan dan sedang menunggu verifikasi dari Operator Prodi.

• Revisi: Laporan memerlukan perbaikan. Operator Prodi harus memberikan catatan mengenai bagian mana yang perlu direvisi oleh mahasiswa.

• Ditolak: Laporan tidak valid atau tidak memenuhi syarat. Operator Prodi harus memberikan alasan penolakan yang jelas.

• Diterima: Laporan telah berhasil diverifikasi dan disetujui oleh Operator Prodi. Proses untuk laporan ini dianggap selesai.

• Dibatalkan: Mahasiswa membatalkan pengajuan laporannya.

---

Langkah-langkah Mengubah Status

1

Login dan Ganti Peran

• Buka halaman login sistem MBKM, masukkan Email dan Password Anda, lalu klik Login.

  Gambar 1: Halaman login sistem.

  Gambar 2: Form login diisi dengan kredensial.

• Setelah berhasil login, Anda akan diarahkan ke Dashboard. Jika peran default Anda bukan Operator Prodi, klik nama Anda di pojok kanan atas, lalu pilih "Operator Prodi" dari dropdown "Ganti Role & Unit".

  Gambar 3: Tampilan dashboard awal setelah login.

  Gambar 4: Tampilan dashboard setelah berganti peran ke Operator Prodi.

2

Navigasi dan Filter Laporan

• Pada sidebar di sebelah kiri, klik menu "Lapor MBKM". Anda akan melihat daftar semua laporan dari mahasiswa di prodi Anda.

  Gambar 5: Halaman daftar laporan MBKM.

• Untuk menemukan laporan spesifik, gunakan fitur filter. Anda dapat mencari berdasarkan NIM atau Status.

  Gambar 6: Contoh hasil filter menggunakan NIM mahasiswa.

  Gambar 7: Menyaring laporan yang hanya memiliki status "Diajukan".

3

Verifikasi Detail Laporan

• Klik pada salah satu laporan dari daftar untuk melihat detailnya. Periksa dengan teliti semua informasi yang diisi oleh mahasiswa.

  Gambar 8: Halaman detail laporan kegiatan.

• Scroll ke bawah untuk menemukan bagian Bukti Keikutsertaan. Klik pada file untuk mengunduh dan memverifikasi keabsahannya. Ini adalah langkah krusial sebelum menyetujui laporan.

  Gambar 9: Area untuk memeriksa file bukti yang diunggah.

• Periksa juga bagian Riwayat Status. Di sini Anda dapat melihat tombol "Proses Selanjutnya" yang akan digunakan untuk mengubah status.

  Gambar 10: Tombol "Proses Selanjutnya" untuk memulai validasi.

4

Mengubah Status Kegiatan

• Klik tombol "Proses Selanjutnya". Sebuah form akan muncul.

  Gambar 11: Form untuk mengubah status laporan.

• Pilih status baru dari dropdown. Opsi yang tersedia adalah "Diterima", "Revisi", atau "Ditolak".

  Gambar 12: Pilihan status yang tersedia.

  Gambar 13: Contoh memilih status "Diterima".

• Jika Anda memilih Revisi atau Ditolak, wajib mengisi kolom Catatan untuk memberikan feedback kepada mahasiswa. Untuk status "Diterima", catatan bersifat opsional.

  Gambar 14: Form diisi dengan status "Diterima" dan catatan (opsional).

• Klik tombol "Simpan". Notifikasi sukses akan muncul dan status pada riwayat akan diperbarui. Mahasiswa juga akan menerima notifikasi mengenai perubahan ini.

  Gambar 15: Notifikasi keberhasilan perubahan status.

  Gambar 16: Riwayat status telah diperbarui menjadi "Diterima".

---

Troubleshooting dan FAQ

T: Mengapa saya tidak bisa mengubah status menjadi 'Diterima'?

J: Pastikan laporan memiliki file bukti keikutsertaan. Tombol untuk memilih status 'Diterima' tidak akan aktif jika tidak ada file yang diunggah oleh mahasiswa.

T: Bagaimana jika saya salah memilih status?

J: Hubungi tim teknis atau administrator sistem untuk bantuan. Saat ini, perubahan status yang sudah disimpan tidak dapat dibatalkan secara langsung oleh Operator Prodi.

T: Apakah mahasiswa akan mendapat notifikasi setelah status diubah?

J: Ya, sistem akan secara otomatis mengirimkan notifikasi kepada mahasiswa terkait setiap kali ada perubahan status pada laporannya.

T: Mengapa saya tidak menemukan laporan mahasiswa yang saya cari?

J: Pastikan NIM yang Anda masukkan benar dan periksa filter semester yang sedang aktif. Mungkin juga mahasiswa tersebut belum mengajukan laporannya.