Verifikasi Awal Mahasiswa Pertukaran

Update Terakhir: 01 Februari 2026

---

Pendahuluan

Tujuan Panduan

Panduan ini bertujuan untuk memberikan instruksi langkah demi langkah kepada Operator Program Studi tentang cara melakukan verifikasi awal terhadap pendaftaran mahasiswa (Pertukaran Mahasiswa Mandiri) yang masuk ke sistem MBKM ISIPP.

Target Pembaca

Dokumen ini ditujukan untuk Operator Program Studi yang bertanggung jawab memverifikasi dan menyetujui/menolak pendaftaran pertukaran mahasiswa.

Apa itu Verifikasi Awal?

Verifikasi awal adalah tahap pertama setelah mahasiswa mendaftar program pertukaran. Pada tahap ini, operator melakukan pengecekan kelayakan dasar mahasiswa sebelum melanjutkan ke tahap pengumpulan dokumen persyaratan.

Catatan Penting: Pada tahap ini, operator TIDAK memverifikasi dokumen satu per satu. Verifikasi dokumen terjadi setelah status berubah ke "Pelengkapan Persyaratan".

---

Persiapan

Sebelum melakukan verifikasi, pastikan beberapa hal berikut:

Hak Akses

• Anda memiliki akun yang terdaftar dengan peran sebagai Operator Prodi.

Pemahaman Prodi

• Anda memahami kebijakan dan persyaratan prodi untuk program pertukaran

• Anda mengetahui mata kuliah yang tersedia untuk pertukaran

• Anda memahami kuota yang tersedia untuk setiap penawaran

Informasi Penawaran

• Anda telah mengetahui penawaran-penawaran yang aktif untuk semester berjalan

• Anda memiliki informasi tentang partner universitas dan mata kuliah yang ditawarkan

---

Alur Verifikasi Awal

Berikut adalah alur lengkap proses verifikasi awal oleh operator:

Buka Menu Participant Status
         ↓
Filter Status "Menunggu Verifikasi"
         ↓
Review Detail Pendaftaran
         ↓
Cek Kriteria Kelayakan
         ↓
    ┌────┴────┐
    ↓         ↓
Setujui    Tolak
    ↓         ↓
Status:     Status:
Pelengkapan  Ditolak
Persyaratan

Diagram Transisi Status

flowchart LR
    S1["1: Menunggu Verifikasi"] -->|Disetujui| S2["2: Pelengkapan Persyaratan"]
    S1 -->|Ditolak| S8["8: Ditolak"]

    style S1 fill:#ffc107,color:#000
    style S2 fill:#dc3545,color:#fff
    style S8 fill:#343a40,color:#fff

---

Langkah-langkah Verifikasi

1

Navigasi ke Halaman Pendaftaran

• Buka menu "Pertukaran Mahasiswa Mandiri" → "Pilih Kode Jadwal (simbol mata)"

• Halaman ini menampilkan semua pendaftaran yang perlu verifikasi sesuai dengan kode jadwal.

Gambar: Menu untuk mengakses halaman status participant

2

Filter Pendaftaran Menunggu Verifikasi

• Gunakan filter untuk menampilkan pendaftaran dengan status "Menunggu Verifikasi".

• Filter akan menampilkan:

  • Pendaftaran yang belum diverifikasi

  • Terurut berdasarkan waktu pendaftaran (terbaru di atas)

Gambar: Filter status "Menunggu Verifikasi" dan daftar pendaftaran yang menunggu verifikasi

3

Lihat Detail Pendaftaran

• Klik pada pendaftaran yang ingin diverifikasi untuk melihat detail lengkap.

Periksa informasi berikut:

Informasi Mahasiswa

• Nama lengkap mahasiswa

• NIM (Nomor Induk Mahasiswa)

• Program Studi

• Semester aktif saat ini

Gambar: Bagian informasi mahasiswa pada detail pendaftaran

Informasi Penawaran

• Mata kuliah asal (home_course) yang dipilih

• Mata kuliah tujuan (host_course)

• Partner universitas

• Semester dan tahun akademik penawaran

Gambar: Bagian informasi penawaran yang dipilih mahasiswa

Status Saat Ini

• Status pendaftaran harus berstatus "Menunggu Verifikasi"

• Waktu pendaftaran

Gambar: Halaman detail pendaftaran lengkap

4

Verifikasi Kelayakan

Lakukan pengecekan kriteria verifikasi berikut:

• Cek Semester Aktif

  • Apakah mahasiswa terdaftar di semester aktif?

  • Apakah semester sesuai dengan syarat pertukaran?

• Cek KRS Valid

  • Apakah mahasiswa memiliki KRS yang valid untuk semester berjalan? (Outbound)

  • Apakah mata kuliah yang diambil sesuai dengan program studi? (Outbound)

• Cek Kuota Penawaran

  • Apakah kuota penawaran masih tersedia?

  • Berapa slot yang tersisa?

• Cek Konflik Jadwal

  • Apakah ada konflik jadwal dengan mata kuliah lain yang diambil mahasiswa?

• Cek Syarat Akademik

  • Apakah mahasiswa memenuhi syarat akademik (IPK minimal, dsb.)?

  • Apakah mahasiswa belum mencapai batas SKS?

• Validasi Data

  • Apakah data pendaftaran lengkap dan valid?

  • Apakah ada informasi yang tidak lengkap atau salah?

Gambar: Tampilan kriteria atau panduan verifikasi

Cross-check Jika Perlu:

• Cek data KRS mahasiswa di sistem akademik jika diperlukan

• Konsultasikan dengan koordinator program jika ada kasus khusus

5

Menyetujui Pendaftaran

Jika memenuhi syarat:

1. Klik tombol "Setujui" atau simbol "Orang" pada pendaftaran.

Gambar: Tombol "Setujui" untuk persetujuan pendaftaran

1. Status akan berubah:

   • Dari "Menunggu Verifikasi" → "Pelengkapan Persyaratan"

2. Notifikasi akan dikirim ke mahasiswa:

   • "Pendaftaran Anda telah disetujui. Silakan lengkapi persyaratan dokumen."

Gambar: Notifikasi sukses setelah pendaftaran disetujui

1. Mahasiswa akan menerima instruksi untuk mengupload dokumen persyaratan di Bab 4.

Gambar: Status participant berubah ke "Pelengkapan Persyaratan"

6

Menolak Pendaftaran

Jika tidak memenuhi syarat:

1. Klik tombol "Tolak" atau "Reject" pada pendaftaran.

Gambar: Tombol "Tolak" untuk penolakan pendaftaran

1. Status akan berubah:

   • Dari "Menunggu Verifikasi" → "Ditolak"

2. Notifikasi akan dikirim ke mahasiswa:

   • "Pendaftaran Anda ditolak."

Gambar: Notifikasi setelah pendaftaran ditolak

7

Cek Riwayat Keputusan

• Anda dapat melihat riwayat keputusan di halaman "Riwayat Status Peserta".

• Sistem mencatat:

  • Siapa yang mengubah status (operator name)

  • Kapan status diubah

  • Dari status mana ke mana

  • Alasan penolakan (jika ada)

Gambar: Riwayat perubahan status

---

Troubleshooting dan FAQ

Pertanyaan Umum

Mengapa saya tidak melihat tombol "Setujui" atau "Tolak"?

Pastikan Anda memiliki role operator prodi atau koordinator pertukaran mahasiswa. Hubungi administrator jika Anda yakin memiliki hak akses tetapi tombol tidak muncul.

Apakah pendaftaran yang sudah disetujui bisa dibatalkan?

Setelah disetujui, status pendaftaran berubah ke "Pelengkapan Persyaratan" dan tidak dapat dibatalkan secara langsung. Hubungi Tim Inovasi MBKM untuk penanganan kasus khusus.

Bagaimana jika saya salah menolak pendaftaran?

Hubungi Tim Inovasi MBKM atau administrator sistem untuk membatalkan penolakan dan mengembalikan status ke "Menunggu Verifikasi".

Apakah operator bisa mengubah status langsung ke tahap lain (bukan setuju/tolak)?

Tidak. Dari status "Menunggu Verifikasi", operator hanya dapat transisi ke "Pelengkapan Persyaratan" (setuju) atau "Ditolak". Tahap-tahap selanjutnya ditangani oleh operator atau tim lain dengan permission yang sesuai.

Apakah notifikasi selalu terkirim ke mahasiswa?

Ya, sistem otomatis mengirim notifikasi ke mahasiswa setiap kali status berubah, baik disetujui maupun ditolak.

Apakah bisa verifikasi beberapa pendaftaran sekaligus?

Saat ini, verifikasi dilakukan satu per satu. Namun, Anda dapat menggunakan filter untuk melihat semua pendaftaran yang menunggu verifikasi dan memprosesnya secara berurutan.