Pembuatan Penawaran Pertukaran Mahasiswa Mandiri

Pendahuluan

Tujuan Panduan: Panduan ini bertujuan untuk memberikan instruksi langkah demi langkah kepada Operator Program Studi (Prodi) tentang cara membuat penawaran pertukaran mahasiswa (Student Exchange) baru di sistem MBKM ISIPP.

Target Pembaca: Dokumen ini ditujukan untuk Operator Program Studi yang memiliki wewenang untuk membuat dan mengelola penawaran Student Exchange di lingkup prodinya.

---

Persiapan

Sebelum melanjutkan ke proses pembuatan penawaran, pastikan beberapa persyaratan berikut terpenuhi:

• Hak Akses: Anda memiliki akun yang terdaftar dengan peran sebagai Operator Prodi.

• Data Partner: Universitas dan Program Studi partner sudah terdaftar di sistem.

• Data Mata Kuliah: Mata kuliah partner sudah tersedia (jika belum, buat terlebih dahulu melalui tab "Mata Kuliah Mitra").

• Data Jadwal: Kode jadwal KRS yang akan digunakan sudah tersedia dan semester aktif sesuai.

---

Alur Penawaran Pertukaran Mahasiswa

Berikut adalah penjelasan singkat mengenai alur status penawaran:

• Pendaftaran Dibuka: Status awal penawaran setelah dibuat. Mahasiswa dapat mulai mendaftar pada penawaran ini.

• Pendaftaran Ditutup: Penawaran tidak lagi menerima pendaftaran baru.

• Menunggu Verifikasi Koordinator: Menunggu verifikasi dari Koordinator Program.

• Berjalan: Program pertukaran sedang berlangsung.

• Selesai: Program pertukaran telah selesai.

• Revisi: Penawaran memerlukan revisi atau perbaikan.

• Ditolak: Penawaran tidak disetujui.

---

Langkah-langkah Membuat Penawaran

1

Navigasi ke Halaman Penawaran

1. Buka halaman login sistem MBKM, masukkan Email dan Password Anda, lalu klik Login.

2. Setelah berhasil login, pastikan peran Anda adalah Operator Prodi (lihat dropdown di pojok kanan atas).

3. Pada sidebar di sebelah kiri, klik menu "Pertukaran Mahasiswa Mandiri". Anda akan melihat daftar semua penawaran yang ada di prodi Anda.

Gambar 1: Halaman daftar penawaran Student Exchange.

1. Klik tombol "Create Offer" atau tombol "+" untuk mulai membuat penawaran baru.

Gambar 2: Tombol untuk membuat penawaran baru.

2

Pilih Kategori

1. Form wizard akan muncul dengan langkah pertama. Isi informasi kategori pertukaran:

   • Scope: Pilih antara "Nasional" atau "Internasional"

   • Type:

     • Outbound - Mahasiswa dari prodi ini ke partner (Universitas partner)

     • Inbound - Mahasiswa dari partner (Universitas partner) ke prodi ini

   • Method: Pilih metode pelaksanaan (Online, Offline, atau Hybrid)

   • Study Program: Pilih "Sama" jika prodi sama, "Berbeda" jika berbeda

   • University: Pilih "Sama" jika universitas sama, "Berbeda" jika berbeda

   • SE Other Category: Opsional, pilih jika diperlukan

Gambar 3: Form langkah 1 - Pilih kategori.

1. Setelah semua kolom terisi, klik tombol "Next" atau "Lanjut".

Gambar 4: Form langkah 1 yang telah terisi.

Gambar 5: Tombol lanjut di langkah 1.

3

Cari Mitra

1. Pada langkah kedua, pilih universitas dan program studi partner:

   • University: Ketik minimal 3 karakter untuk mencari universitas partner. Gunakan dropdown Select2 yang tersedia.

   • Study Program: Pilih program studi partner dari dropdown yang muncul setelah universitas terpilih.

Gambar 6: Form langkah 2 - Cari mitra.

Gambar 7: Contoh universitas partner yang terpilih.

Gambar 8: Program studi partner yang terpilih.

1. Klik tombol "Next" atau "Lanjut".

4

Input Kode Jadwal

1. Pada langkah ketiga, masukkan kode jadwal dari KRS mahasiswa:

   • Kode Jadwal: Masukkan kode jadwal tanpa tanda #. Contoh: TIK12345

Gambar 9: Form langkah 3 - Input kode jadwal.

1. Klik tombol "Next" atau "Lanjut". Sistem akan memvalidasi:

   • Kode jadwal ada di sistem

   • Prodi pengelola sesuai dengan prodi Anda

   • Semester sesuai dengan semester aktif

2. Jika valid, notifikasi sukses akan muncul dan data dosen, kuota, jadwal akan otomatis terisi.

Gambar 10: Kode jadwal berhasil divalidasi.

Gambar 11: Tombol lanjut di langkah 3.

5

Konfigurasi Kelas

1. Pada langkah keempat, lengkapi konfigurasi kelas pertukaran:

   • Mata Kuliah Prodi: Otomatis terisi dari kode jadwal (tidak bisa diedit)

   • Mata Kuliah Mitra: Pilih mata kuliah dari partner menggunakan dropdown

     • Jika mata kuliah belum ada, buat terlebih dahulu di tab "Mata Kuliah Mitra"

   • Kode Dosen: Masukkan NIDN/NIP dosen pengampu

   • Nama Dosen: Masukkan nama dosen pengampu

   • Kuota: Masukkan jumlah kuota peserta (minimal 1)

   • Hari: Pilih hari perkuliahan

   • Waktu: Masukkan waktu perkuliahan dalam format WIB (contoh: 12:30)

   • Ruang: Masukkan nama ruangan atau link online meeting (opsional)

   • Biaya: Masukkan biaya dalam Rupiah (opsional)

Gambar 12: Form langkah 4 - Konfigurasi kelas.

Gambar 13: Dropdown untuk memilih mata kuliah partner.

Gambar 14: Form langkah 4 yang telah terisi.

1. Klik tombol "Next" atau "Lanjut".

Gambar 15: Tombol lanjut di langkah 4.

6

Validasi dan Simpan

1. Pada langkah kelima, sistem akan menampilkan ringkasan semua data yang diinput. Periksa kembali:

   • Kode Jadwal

   • Kategori Student Exchange

   • Kategori Lain (jika ada)

   • Universitas dan Prodi Asal (Home)

   • Mata Kuliah Asal

   • Universitas dan Prodi Tujuan (Host)

   • Mata Kuliah Tujuan

   • Kuota dan Jadwal

Gambar 16: Ringkasan data penawaran.

Gambar 17: Semua data penawaran ditampilkan.

1. Jika semua data sudah benar, klik tombol "Save" atau "Simpan".

Gambar 18: Tombol simpan penawaran.

1. Notifikasi sukses akan muncul dan Anda akan diarahkan kembali ke halaman daftar penawaran. Penawaran baru akan muncul dengan status "Pendaftaran Dibuka".

Gambar 19: Notifikasi keberhasilan pembuatan penawaran.

Gambar 20: Penawaran baru berhasil dibuat.

---

Troubleshooting dan FAQ

T: Mengapa tombol "Next" tidak berfungsi di langkah 1?

J: Pastikan semua field yang wajib (Scope, Type, Method, Study Program, University) sudah terisi.

T: Apa yang terjadi jika kode jadwal tidak ditemukan?

J: Sistem akan menampilkan pesan error. Pastikan kode jadwal yang dimasukkan benar dan ada di sistem KRS.

T: Mengapa muncul error "Prodi tidak cocok"?

J: Kode jadwal yang dimasukkan milik prodi pengelola yang berbeda dengan prodi Anda. Pilih kode jadwal dari prodi yang sesuai.

T: Apa yang harus dilakukan jika mata kuliah partner belum tersedia?

J: Buat terlebih dahulu mata kuliah partner melalui tab "Mata Kuliah Mitra" sebelum melanjutkan pembuatan penawaran.

T: Apakah kuota bisa diubah setelah penawaran dibuat?

J: Ya, kuota bisa diubah dengan mengedit penawaran. Namun, kuota tidak bisa lebih kecil dari jumlah peserta yang sudah aktif.

T: Mengapa muncul error "Duplikasi terjadi"?

J: Penawaran dengan kombinasi yang sama (kode jadwal, kategori, mata kuliah) sudah ada. Gunakan kombinasi yang berbeda.

T: Apakah penawaran bisa dihapus?

J: Penawaran tidak bisa dihapus jika sudah memiliki peserta terdaftar. Hubungi administrator untuk bantuan.